Nombre coherente
Combina proveedor, fecha, referencia, cliente o importe según las reglas definidas para cada documento.
Orden documental
Automatizar el archivo de documentos para que cada archivo llegue a su lugar
Arcadia lee el documento, aplica tus reglas de negocio, propone un nombre consistente y lo deja en la ubicación acordada con el registro que permite recuperarlo después.
Archivar no es solo mover un PDF
Cuando el archivo depende de que cada persona interprete un nombre, una carpeta o una convención, aparecen documentos duplicados y búsquedas interminables. Automatizar el archivo permite mantener un criterio común aunque el volumen crezca.
Ubicación definida
Guarda el archivo en la estructura existente de Drive, SharePoint o repositorio interno.
Cómo se decide la ruta de archivo
Tipo de documento
Una factura, un contrato o un justificante pueden requerir rutas y plazos diferentes.
Datos extraídos
La referencia, el cliente, el proyecto o el ejercicio orientan el destino del archivo.
Reglas de excepción
Los documentos incompletos o ambiguos no se archivan a ciegas: esperan revisión.
Conservar la capacidad de encontrarlo
El resultado debe ser más que una carpeta ordenada. Cada documento puede conservar su enlace, metadatos, fecha de recepción y estado para que el equipo lo encuentre desde el sistema que ya utiliza.
Menos duplicados
El flujo evita que la misma pieza termine en varias ubicaciones sin una referencia clara.
Más contexto
El archivo queda conectado con el registro, expediente, factura o proceso al que pertenece.
Convierte el archivo en una parte fiable de tu operación
Podemos mapear la estructura actual, definir convenciones y automatizar un primer flujo de alto volumen.
Carpetas y repositorios actuales.Nombres y metadatos útiles.Revisión de excepciones.