Entrada dispersa
Archivos de distinto tipo llegan por canales y fechas diferentes, con nombres poco consistentes.
Documentación completa
Automatización de expedientes documentales sin perseguir archivos ni versiones
Arcadia reúne la documentación de cada cliente, proyecto o trámite, identifica qué falta y deja cada documento preparado para consulta, revisión y seguimiento.
Qué resuelve la gestión de expedientes
Un expediente rara vez llega completo y en orden. La información puede venir por correo, carpetas compartidas, formularios o sistemas internos. El problema no es solo guardar documentos: es saber a qué expediente pertenecen, qué falta y qué está pendiente de validar.
Seguimiento claro
Cada documento queda asociado a su expediente, tipo documental, responsable y estado de proceso.
Un flujo que se adapta a cada operación
Identificar
Se detecta el cliente, proyecto, referencia o trámite a partir del documento y sus datos.
Completar
Se comprueba qué documentos obligatorios han llegado y cuáles siguen pendientes.
Revisar
Los casos incompletos, duplicados o ambiguos se derivan a la persona responsable.
Consultar
El equipo puede localizar el expediente y su documentación sin navegar entre múltiples carpetas.
Cuándo aporta más valor
Es especialmente útil cuando cada caso requiere varios documentos, intervienen distintos equipos o existe una fecha límite para completar la documentación. Administración de clientes, proyectos, subvenciones, personal, compras y operaciones comparten este patrón.
Reglas de completitud
Define qué documentos deben estar presentes según el tipo de expediente y su etapa.
Trazabilidad
Conserva el origen, la fecha, el responsable y el estado de cada documento procesado.
Ordena un expediente antes de que vuelva a bloquear al equipo
Revisamos un ejemplo real para definir referencias, tipos documentales, requisitos y puntos de revisión.
Campos de identificación.Documentos obligatorios.Estados y responsables.