Arcadia quita de en medio el trabajo documental que nadie quiere hacer: abrir archivos, leerlos, nombrarlos, guardarlos, copiar datos y perseguir justificantes. Tu equipo mantiene el criterio; el sistema se queda con la carga repetitiva.
El problema no es tener documentos. El problema es que cada factura, contrato, albarán o justificante exige minutos de atención, interrumpe el trabajo importante y deja dudas cuando alguien necesita encontrarlo rápido.
Emails de proveedores y facturas acumuladas en bandejas de entrada esperando a ser leídas, clasificadas y movidas una a una de forma ineficiente.
Documentos distribuidos en múltiples carpetas compartidas con nomenclaturas inconsistentes, nombres confusos o duplicados difíciles de localizar.
Copia de importes, fechas, CIFs e IBANs en ERPs u hojas de cálculo. Un cuello de botella lento propenso a errores humanos inevitables.
Dificultad para auditar flujos documentales. Incapacidad para saber quién validó un importe o cuándo y dónde se archivó el justificante original.
Entra un documento y Arcadia lo lee, entiende qué es, extrae lo importante, lo archiva con criterio y deja la información preparada para tus sistemas. Menos persecución de archivos. Más control.
Identifica el tipo de documento (factura, contrato, albarán, nómina) analizando el contenido y contexto semántico de forma inmediata.
Localiza y extrae metadatos clave: CIF, razón social, fecha, base imponible, impuestos, IBAN y líneas de detalle mediante OCR y LLMs.
Renombra el archivo siguiendo tus reglas de negocio y lo guarda en la estructura jerárquica de carpetas de Drive o de tu nube local.
Escribe directamente la información extraída en tus herramientas: filas de Google Sheets, fichas del ERP, CRM o tu base de datos central.
El sistema detecta duplicados o valores con confianza por debajo del 75%, derivándolos a una cola de control para revisión humana.
Cada documento queda registrado con su hash de control, enlace al archivo definitivo, metadatos y logs detallados del proceso.
La implantación se plantea con cabeza: se conecta a los flujos reales de la empresa, respeta las herramientas que ya usa el equipo y deja trazabilidad suficiente para que el control no dependa de una persona concreta.
Arcadia no se presenta como una automatización opaca. Se diseña con permisos, trazabilidad, revisión humana y reglas claras para que la empresa mantenga control sobre su documentación.
Los documentos y registros trabajan sobre las ubicaciones acordadas con el cliente: buzones, Drive, Sheets, ERP, CRM o repositorios internos. Arcadia ordena y alimenta esos sistemas; no obliga a sacar la operación a una plataforma cerrada.
La implantación define qué cuentas, carpetas, hojas o sistemas puede tocar cada flujo. Se evita trabajar con permisos amplios si basta con accesos específicos.
El sistema procesa la información necesaria para clasificar, extraer, archivar y registrar. Las condiciones concretas se documentan en la propuesta y contrato de implantación.
La conservación de archivos, logs y registros se adapta a las políticas del cliente y a sus obligaciones fiscales, administrativas o sectoriales.
Cada documento puede quedar vinculado a su origen, destino, fecha de proceso, estado, registro asociado y motivo de revisión si procede.
Arcadia no debe esconder la incertidumbre. Si un documento es ambiguo, incompleto, duplicado o devuelve baja confianza, se deriva a revisión humana en lugar de registrar una decisión silenciosa.
Así viaja y se transforma la información en Arcadia, desde su origen en el correo hasta el registro definitivo en tu sistema de gestión.
Selecciona un documento en la bandeja de entrada para simular cómo la inteligencia artificial analiza el contenido, detecta la información estructurada y la registra de forma soberana.
Los documentos, empresas, direcciones, CIF/NIF, emails, IBAN, importes y registros mostrados en esta demo son datos ficticios creados exclusivamente para ilustrar el funcionamiento del sistema. Los porcentajes de confianza son señales operativas de revisión, no garantías absolutas.
No vendemos falsas promesas. Desarrollamos automatizaciones diseñadas para optimizar costes de operación y devolver la eficiencia administrativa a tu equipo.
Reduce drásticamente las horas dedicadas a abrir, leer, nombrar, guardar y tabular documentos administrativos.
El sistema monitoriza correos y carpetas en tiempo real, archivando la información crítica en segundos.
Elimina las equivocaciones al copiar IBANs, importes o nombres a mano. Todo es validado matemáticamente.
Procesamiento acelerado por documento, con indexación completa que facilita búsquedas futuras.
Arcadia es transversal pero se adapta a los procesos más exigentes de tu departamento de administración u operaciones.
Automatiza la recopilación de facturas mensuales de clientes. Lee bases, tipos de IVA y los clasifica en carpetas listas para la exportación contable del trimestre.
Procesa las facturas recibidas de proveedores fijos, suministros y alquileres. Valida que el IBAN sea el correcto y registra el coste para contabilidad.
Indexa de manera organizada nóminas firmadas, contratos de empleados, justificantes médicos y solicitudes de gastos debidamente ordenados por empleado.
Procesa los albaranes de entrega que llegan firmados de almacén o de clientes. Cruza la información con el inventario sin abrir hojas de cálculo manuales.
Arcadia actúa como un puente inteligente. Captura el archivo desde la fuente de origen y traslada el valor directamente a tus almacenes y aplicaciones corporativas.
Arcadia no es una macro simple en una hoja de cálculo. Se trata de una arquitectura bien delimitada que divide la ingesta de documentos, el análisis con modelos de lenguaje masivos, la verificación de integridad, el archivo consistente y el registro estructurado.
Planes claros orientados al acompañamiento y cercanía técnica: desde un proyecto inicial cerrado hasta un soporte evolutivo permanente por Dolphin Technologies.
Para empresas con equipo técnico interno que quieren recibir el sistema configurado e implementado, y operar con total autonomía.
Para empresas que quieren máxima tranquilidad: soporte inmediato, monitorización de flujos y un ingeniero a su lado en caso de incidencias.
Para empresas que pretenden implantar la automatización por fases, añadiendo nuevos departamentos, categorías, paneles y ERPs.
Hemos reunido guías independientes para entender con claridad la automatización, la IA documental, el procesamiento inteligente y el control de documentos en operaciones reales.
Una guía breve para localizar tareas repetitivas, pasos duplicados y puntos de revisión antes de automatizar.
Incluye un escenario ilustrativo y una checklist para dirección y administración. Descargar guíaQué debe ocurrir desde que entra un adjunto hasta que queda listo para validar, archivar y registrar.
Incluye un escenario ilustrativo de compras y logística. Descargar guíaUn plan prudente para probar un flujo documental real, con revisión humana y alcance controlado.
Incluye un escenario ilustrativo y una hoja de trabajo por semanas. Descargar guíaLos ejemplos incluidos son escenarios ilustrativos. No describen clientes reales ni prometen resultados concretos.
Arcadia no compite solo como software de gestión documental. Su territorio es más concreto: convertir documentos empresariales en información fiable mediante IA, reglas de negocio, revisión humana y trazabilidad.
Estas guías funcionan como biblioteca base para dirección, administración, finanzas, legal y sistemas.
El centro de recursos reúne guías prácticas para entender la automatización documental antes de implantarla.
Ver centro de recursosConsulta el programa presencial de IA aplicada a la dirección para empresas, directivos y autónomos de Sevilla y provincia.
Preparamos una demostración orientada a tus flujos reales: volumen documental, áreas implicadas, herramientas actuales y nivel de automatización deseado.
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Esta web presenta Arcadia, una solución de automatización documental, inteligencia artificial aplicada a procesos administrativos y estructuración operativa de información para empresas y profesionales.
Arcadia es un proyecto desarrollado por Dolphin Technologies a través de NeuroCraft, su división de inteligencia artificial aplicada, automatización documental y diseño de flujos inteligentes.
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La garantía o evaluación funcional de 30 días se limita a un uso restringido máximo de 30 documentos diarios para que el cliente evalúe la eficiencia del producto. Superado dicho periodo, la ejecución, facturación y pago del proyecto se regirán por las condiciones pactadas en el presupuesto o contrato correspondiente.
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Podemos tratar los datos que el usuario facilite voluntariamente al escribir por correo electrónico o solicitar información: nombre y apellidos, empresa, cargo, email, teléfono, contenido del mensaje, necesidades del proyecto, documentación aportada y cualquier dato incluido en la comunicación. También pueden tratarse datos técnicos derivados del funcionamiento de la web, como dirección IP, fecha y hora de acceso, navegador, dispositivo, registros de seguridad, logs del proveedor de hosting y métricas agregadas de uso y rendimiento obtenidas mediante Cloudflare Web Analytics.
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Plataforma inteligente de gestión documental, clasificación operativa y trazabilidad administrativa desarrollada por Dolphin Technologies para convertir archivos dispersos en una arquitectura digital y soberana.
Las organizaciones modernas con alta carga administrativa gestionan documentos que nacen en diferentes formatos y fuentes dispersas: correos, escáner, proveedores fijos, plataformas de facturación, bancos y recursos humanos. Arcadia propone una arquitectura que consolida la recepción, analiza semánticamente el contenido mediante IA, renombra, archiva y deja un registro con trazabilidad.
El coste oculto de la administración de documentos no está en el coste del almacenamiento de los archivos, sino en el tiempo empleado por los equipos en buscarlos, renombrarlos inconsistentemente, determinar a qué carpeta pertenecen y copiar metadatos en sistemas de control ERP.
Al contratar Arcadia, la empresa incorpora una base técnica ya testeada que automatiza el proceso mecánico de archivar y registrar. La infraestructura propuesta minimiza costes al utilizar Google Cloud/Workspace como servidor del cliente, lo que reduce a cero las cuotas de mantenimiento de servidores propietarios y garantiza el control del dato.
La plataforma de Arcadia se estructura en una serie de capas desacopladas para garantizar el mantenimiento y la escalabilidad del sistema:
Monitoriza y recupera los documentos en formato PDF o imagen desde buzones de correo electrónico concretos, carpetas temporales de Drive y cargadores web de clientes.
Extrae el texto del archivo (incluso en PDFs vectoriales o escaneados) y realiza una inferencia semántica para determinar el tipo de documento. Utiliza prompts estructurados e inyecciones de taxonomías del cliente.
Mediante llamadas a APIs de modelos de lenguaje masivo (LLM) configurados con un esquema de salida estricto (JSON Schema), extrae metadatos concretos (CIF del proveedor, importes, impuestos, fecha de vencimiento e IBAN).
Comprueba si el documento ya se procesó anteriormente (regla anti-duplicados por hash o combinación CIF-número-importe). Si el modelo de IA devuelve un nivel de confianza por debajo de 0.75, marca el registro para revisión manual sin bloquear el flujo principal.
Renombra el archivo siguiendo las convenciones del cliente (ej. [PROVEEDOR]_[FECHA]_[IMPORTE].pdf), lo traslada a la carpeta definitiva de Google Drive y registra todos los datos estructurados en una fila dedicada de la Base Documental.
El diseño técnico de Arcadia se asienta sobre la estandarización. Todo el catálogo de carpetas, reglas de asignación y prompts se parametriza desde una pestaña maestra. Añadir un nuevo tipo de documento no requiere reescribir código; basta con definir su taxonomía en la base maestra para que el motor de IA aprenda a clasificarlo automáticamente.
Las carpetas de destino se definen con IDs fijos, lo que evita roturas si algún usuario renombra o mueve las carpetas manualmente en Drive.
El uso de la funcionalidad Structured Outputs de la IA garantiza que las respuestas siempre sigan el formato esperado, eliminando fallos por sintaxis rota.
La implantación técnica de Arcadia ofrece resultados contrastados en los proyectos piloto actuales:
Al contratar un proyecto Arcadia con Dolphin Technologies, el cliente recibe los siguientes activos digitales:
Dolphin Technologies recomienda una evolución secuencial para maximizar el retorno de inversión y mitigar riesgos en la adopción del producto:
Arcadia no parte de una idea de diseño abstracta. La plataforma ha sido pulida incorporando soluciones a cuellos de botella detectados en entornos de producción reales:
Filtros automáticos de tipo MIME y tamaño antes de enviar archivos a la IA. Evita procesar firmas de email o imágenes inválidas.
Mapeo directo de carpetas de Drive mediante IDs alfanuméricos inmutables. El sistema no se rompe si un usuario cambia el nombre del directorio.
Control automatizado que lee el archivo guardado y verifica la consistencia de su tamaño y metadatos para asegurar la persistencia.
El modelo de transferencia del activo digital garantiza que la empresa sea la propietaria de la lógica implementada, pudiendo auditar y evolucionar el sistema de manera soberana y sin dependencias críticas.
Dolphin Technologies / NeuroCraft facilita la implantación del prototipo, ofrece sesiones de formación técnica al equipo de TI del cliente y valida la fiabilidad del sistema durante un periodo de evaluación funcional de 30 días, limitado a un máximo de 30 documentos diarios y sujeto a las condiciones establecidas en el contrato.