Antes
Documentos con nombres distintos, referencias copiadas a mano, dificultad para saber si un pedido tiene albarán o si una factura corresponde al material recibido.
Compras y operaciones
Automatización de albaranes y pedidos con IA para ordenar documentos de proveedor
Arcadia ayuda a capturar albaranes, pedidos y justificantes, extraer referencias clave, detectar discrepancias y dejar cada documento archivado y registrado con trazabilidad.
Por qué automatizar albaranes y pedidos
Los albaranes y pedidos suelen vivir entre correo, PDFs escaneados, carpetas compartidas y conversaciones internas. Cuando el volumen crece, comprobar referencias, buscar documentos y relacionarlos con facturas consume tiempo y multiplica errores.
Automatizar este flujo ayuda a que compras, operaciones y administración trabajen sobre información ordenada, no sobre adjuntos sueltos.
Después
Entrada controlada, lectura de datos, asociación con proveedor o pedido, archivo estructurado y registro del estado para revisar solo discrepancias.
Cómo funciona un flujo automatizado de albaranes
1. Captura
El sistema recibe documentos desde buzones, carpetas, Drive, SharePoint u otros canales definidos, conservando origen y fecha de entrada.
2. Lectura OCR e IA
Se leen datos del documento aunque llegue como PDF escaneado o con formatos diferentes entre proveedores.
3. Extracción y asociación
Arcadia puede extraer número de albarán, proveedor, pedido, referencias, cantidades, expediente o centro de coste, y asociarlos con registros existentes.
4. Validación, archivo y registro
El flujo detecta datos incompletos, posibles duplicados o discrepancias y registra el documento en el destino acordado.
La automatización de albaranes es especialmente útil cuando se conecta con facturas, pedidos o expedientes. Así deja de ser archivo pasivo y se convierte en control operativo.
Datos habituales que se pueden extraer
Los campos dependen del documento y del sistema destino, pero estos son habituales en flujos de compras, logística y administración.
Datos del documento
- Número de albarán o pedido.
- Fecha de emisión o entrega.
- Proveedor, cliente o centro receptor.
Referencias operativas
- Referencia de pedido o expediente.
- Centro de coste, proyecto o almacén.
- Responsable o departamento asociado.
Líneas y cantidades
- Producto, descripción o referencia interna.
- Cantidad entregada o pendiente.
- Importe si el documento lo incluye.
Control y trazabilidad
- Estado de revisión y motivo de excepción.
- Posible duplicado o documento incompleto.
- Ruta final de archivo y enlace al registro.
Conciliación con facturas, pedidos y expedientes
Cuando existen referencias comunes, un flujo automatizado puede ayudar a relacionar documentos y señalar discrepancias. No se trata solo de leer un albarán, sino de saber si encaja con el proceso administrativo completo.
Señales de coincidencia
Proveedor, número de pedido, referencia interna, fecha, importe, cantidades, centro de coste o expediente.
Señales de revisión
Pedido inexistente, cantidades distintas, documento duplicado, falta de referencia o confianza baja en la lectura.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos puede extraer un flujo de albaranes con IA?
Proveedor, número de albarán, fecha, referencia de pedido, líneas de producto, cantidades, importes si aparecen, centro de coste, expediente y estado de validación.
¿Puede conciliar albaranes con facturas o pedidos?
Sí, si existen referencias comunes y reglas acordadas. El sistema puede detectar coincidencias, discrepancias o documentos pendientes de revisión.
¿Qué ocurre si un albarán llega incompleto o ilegible?
Debe pasar a revisión humana. La automatización debe registrar el motivo de revisión y evitar cerrar el flujo si faltan datos relevantes.
Ordena el circuito proveedor desde el albarán hasta la factura
Podemos revisar cómo llegan tus albaranes, pedidos y facturas para detectar dónde se pierde más tiempo y qué parte conviene automatizar primero.
Volumen mensual de albaranes, pedidos y justificantes.
Referencias necesarias para conciliar con facturas o pedidos.
Reglas de revisión antes de cerrar el flujo.